La contabilità analitica

Scritto da: il 06.10.09
Articolo scritto da . Ignazio Del Campo, laureato Bocconi, Master in Economia e Management delle aziende sanitarie. Lavoro in una azienda ospedaliera siciliana come dirigente amministrativo; mi occupo del sistema di gestione dei flussi documentali, del sistema di contabilità analitica, dei sistemi di programmazione e monitoraggio degli acquisti.

Area Controllo di GestioneChi si occupa di controllo di gestione ha bisogno di strumenti e processi che gli permettano di rispondere a domande tipo: “Quanto costa?”, “Posso rendere più efficiente la produzione del prodotto X?” o anche “Quante risorse assorbe una specifica funzione aziendale?”  La contabilità analitica, spesso definita anche contabilità dei costi, è lo strumento che è capace di rispondere a tutti questi quesiti. [immagine da Ecole]

Principali caratteristiche

La contabilità analitica è un sistema di rilevazione dei costi che organizza i dati secondo il criterio della destinazione, individuando cioè l’utilizzatore finale della risorsa e assegnando i costi ai centri o agli oggetti di costo rilevanti. Il principale fornitore di dato di questo sottosistema è la contabilità generale, ma diversamente da quest ultima in cui la rilevazione segue il metodo della partita doppia, in contabilità analitica si utilizza una tecnica di registrazione monofase avendo cura di evidenziare in via primaria l’aspetto economico della singola voce di costo. La flessibilità di questo sistema trova conferma nella possibilità di attribuire ai singoli centri/oggetti di costo anche quei costi ancora non registrati in contabilità generale, ma solo preventivati. Attraverso l’utilizzo di apposite procedure di stima è infatti possibile individuare i valori presunti di alcuni costi anche prima della loro effettiva manifestazione (premi produttività, manutenzioni, affitti e altri canoni).

I passi fondamentali

La costruzione di un sistema di contabilità analitica è possibile solo dopo una approfondita analisi e studio delle caratteristiche del sistema aziendale per il quale si deve avviare il monitoraggio. La prima fase, di modellazione del sistema, prevede infatti che si comprenda quali sono gli obiettivi dell’azienda o dell’organizzazione e nello stesso tempo che si individuino i processi critici per risorse assorbite o per tempo di realizzazione. Il piano dei centri di costo può essere costituito sia dalle unità operative considerate rilevanti sia dall’insieme dei processi/oggetti che devono essere controllati e gestiti dall’impresa al fine di raggiungere gli obiettivi individuati nel piano strategico e nei budget operativi1. La scelta di un piano dei centri di costo organizzato per business unit o per processo inciderà sulla scelta della procedura di rilevazione e ripartizione dei costi (cost accounting procedure) che nel secondo caso sarà preferibilmente un sistema ABC (activities based costing).

Completata la definizione della struttura che avrà il sistema di rilevazione dei dati è necessario individuare gli elementi di costo che lo alimenteranno e sarà necessario individuare il piano dei fattori produttivi. Il primo elemento da considerare in questa fase è l livello di analiticità del piano dei fattori produttivi. In alcuni casi un overflow informativo o una struttura del database troppo complessa sono risultati peggiori rispetto ad una assenza di informazione. È scelta del controller delineare la profondità e la capillarità del piano dei fattori produttivi scegliendo ad esempio di considerare i costi per utenze (acqua, energia elettrica, riscaldamento) come un unico fattore oppure in ragione della specificatà del processo o del prodotto come elementi di costo separati e per cui necessità un monitoraggio autonomo. In questa fase deve anche essere completata l’analisi dei costi non solo sotto il profilo della natura, ma anche sotto il profilo della tipologia (diretti, indiretti, fissi, variabili) in modo da individuare le procedure più efficaci di ripartizione a mezzo di driver. Sulla costruzione del piano dei fattori produttivi incide, inoltre, il livello generale di evoluzione del sistema informativo contabile e sarà pertanto più semplice disporre di un sistema di contabilità analitica in presenza di procedura integrate e stabili.

L’ultimo elemento di rilievo che completa la definizione del sistema sono proprio le procedure di ripartizione dei costi indiretti. Tali costi si distribuiscono sull’intera produzione e possono essere associati al prodotto/processo solo effettuando una stima. Il costo della fornitura di energia elettrica in una impresa manifatturiera può essere suddiviso per il numero di pezzi prodotti. L’archiettetura del sistema dei driver permette di individuare il valore delle risorse assoribite da un prodotto/processo che in economia aziendale si definisce “costo pieno industriale”.

Consigli e suggerimenti

La quadratura? No grazie. È necessario ricordare che contabilità analitica e contabilità generale sono sistemi contabili che utilizzano criteri di valutazione strumenti di valorizzazione del costo diversi e pertanto non si può cercare di farle quadrare al centesimo. La tipologia di informazioni che da il sistema di contabilità analitica alimenta il controllo di gestione per far comprendere al management lo stato di avanzamento delle attività e lo stato di conseguimento degli obiettivi.

Software ultra complessi e consulenti. Se ne può fare a meno disponendo all’interno dell’azienda di un buon controller capace di effettuare la prima fase di modellazione del sistema di contabilità analitica attraverso l’analisi della struttura e dei processi.

  1. Il piano strategico e il budget operativo sono due dei livelli del sistema di programmazione di una azienda. Il primo ha carattere più generale e di indirizzo e definisce le politiche dell’azienda e delinea il core business. Il secondo permette di assegnare obiettivi precisi e misurabili ai singoli responsabili di unità operativa o di processo attraverso l’individuazione di tetti di spesa, obiettivi di vendita, obiettivi di produzione etcc []
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